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一个人的法务部该如何战斗

2018-01-05    来源:《法人》


一个人的法务部在中小企业中实属常见,一个人如何工作、如何突破困境,在企业各部门中赢得一席之地

 

文《法人》特约撰稿 陶光辉

 

国内中小企业的数量占了企业总数的98%以上,雇有法务人员的中小企业估计又不到中小企业总数的2%。在有法务的中小企业中,仅有一位法务的现象是常见的。这名法务可谓组成了一个人的“法务部”。实际中,他(她)可能被安排在行政部,也可能安排在财务部,甚至就叫“法务部”。这个由一个人组成的“法务部”是怎么形成的?其工作特点是什么?对于这名“光杆司令”,如何应对来自企业复杂多样的法律与非法律需求?

 

为何会出现一人法务部

 

中小企业成立之初,绝大多数不会考虑设置法务部。随着企业雇员增多,销售扩大、资产增加以及外部竞争加剧,企业老板或管理者逐渐认识到,他们可能需要一个人去专门管理企业的法律需求。通常,将聘请一名专职法务提上日程的直接动因,往往是企业遭遇了一次付出高昂成本的诉讼或来自监管部门的重罚。这些可能的惨痛教训让管理者认识到,出于稳定和长远发展考虑,企业必须认真对待法律事宜,而不能把全部注意力仅放在业务上。虽然之前也会出现一些诉讼和合规风险,也会有一些外部律师来提供法律服务,但通过比较法务与律师的各自优势,企业最终决定招用一名法务。一人法务部便由此诞生。

一人法务部之所以产生,主要来自于三方面的因素。一是业务因素。随着企业业务发展,对合同审核、项目合规性审核、纠纷处理等的需求越来越大且越来越急。同一类型法律事务数量的增加,如每日十几单的采购,由业务人员自行处理其中的法律合同,不大现实。要满足这种常规和应急式的需求,拥有一名专职的法律人员,无疑是必要的选择。业务上的增长,是一人法务部产生的基础原因。

二是成本因素。就企业的业务需要的法律专业技能来说,一名外部律师和一名内部法务理论上都可以满足。律师和企业是平等的聘用合同关系,法务和企业是基于劳动关系。长期来看,雇佣一名法务的经济成本比聘用一名律师的成本普遍要低。另一方面,企业对律师的要求,受限于聘用合同约定的内容。比如,企业与律师事务所的常年法律顾问合同通常会约定,该名律师仅服务于企业的一般合同审核、法律咨询等事宜。对于企业并购、诉讼或仲裁等,律师事务所是要另行收费的。法务的工作内容,就不存在这个问题。基于企业与法务的劳动关系,企业出现任何与法律相关事宜,该法务都必须无条件参与。这是他(她)的岗位责任。

三是管理因素。促使管理者考虑雇用一名法务,而不是聘请一名律师的理由,还有企业对法律事务解决的响应速度等管理上的要求。法务作为企业内部员工,由于更熟悉企业的业务,对于企业法律需求的响应速度自然会更快、更准确。同时,在解决“救急式”法律需求之余,企业还可要求法务人员主动建立早期预警机制去防止法律纠纷。这种管理上的便利,既是法务的工作优势,也是中小或初创企业愿意招用一名全职的内部法律顾问的重要因素。

 

一人法务部的工作特点

 

一个人组成法务部,负责企业的全部法律事项,看上去是一件很吸引人,但可能也很有挑战性的工作。从事这种业务的法律顾问,往往具备一些相同的特点,或在长期的工作中养成类似的习惯。

一人法务部中的法律顾问首先工作非常独立。该名法律顾问既要独自审核合同,又要独自回答来自公司领导和业务部门的法律咨询,还要独自处理公司遭遇的诉讼案件。在涉及与法律事务相关的专业判断范畴内,一人法务独立决策,无须经其他人批准。当然,也没法向其他人进行解释。这个特点,有点类似企业家了。通过自行掌握已有的商务事实,预估企业未来发展趋势,加上自己的法律专业判断,一人法务独立出具法律意见和方案。这是一人法务部的首要工作特点。

在大多数的企业中,一个人的法务具有复杂的职能和职责。他(她)要完成企业的纯法律事务,如审合同、打官司等,要参与企业的法律管理事宜,如进行各种协调与沟通、制定制度、优化流程等,还要亲力亲为地将上述事项一一付诸实施。他(她)们被希望具有在很多问题上都能提供综合法律意见的能力,又被希望在那些对企业而言至关重要的专业法律领域成为专家。作为一名企业内部的法律专业人士,领导希望他们既是通才又是专家。一人法务都应当是复合型人才,这也是一人法务部的工作特点。

实践中,一人法务最终角色很大程度上还是依赖企业老板的管理风格。前文所述一人法务要承担起复合的职能和职责,是在企业管理者认识到法务的重要性,愿意将所有法律事务放心交给法务的前提下的。如果管理者不重视法务,那么一人法务发挥作用的空间其实很小。一人法务可能沦为秘书、行政助理等角色。对多人法务部来说,情况完全不一样。有着十几个,甚至几十个、上百个法务人员的法务部,个别高层管理者就是再不重视法务,也不会太影响法务部主导企业的常规法律事务。

一人法务的价值空间依赖于管理者的认知。一旦老板认可了法务的价值,一人法务要做的事太多,从传统的提供法律咨询和建议,到一个交易的缔结、一个项目团队的组建、一次非法律职责的参与。这名法务啥都要懂,啥都要干。但事实上,一个人掌握的知识和接触的领域毕竟是有限的。法务又是一个实践性很强的工作。一人法务不可能在诸多领域均成为专家,也不大可能成为了解不断涌现的众多法律问题方面的通才。这便是一人法务部的矛盾之处。

 

一人法务部的工作困境

 

一人法务其实是经常处于困惑中的。一人法务每天一上班,意味着会随时迎来各业务部门的“拜访”及电话、邮件和微信。这些部门的问题,往往是一些常规的法律问题,如简单的法律咨询、起草和修改基本的合同、处理日常的法律文书。对这些常规问题的解决,会耗费一人法务大部分的工作时间,致使一人法务没有足够的时间去思考和解决重大的法律事项。

一人法务还会发现,他(她)的工作基本上处于“应急”的状态,如同消防员的“救火”。业务人员突如其来的电话要求法务立即起草一份合作协议;老板要求法务协同人力资源部限时解雇某个“不顺眼”的员工;一次莫名的企业声誉受损的危机公关等情景逼得法务人员四处出动,消灭险情,试图挽回不利局面。一人法务根本无暇顾及企业内的体系性、预防性的法律工作。

除了四处“救火”,一人法务还不得不将许多时间消耗在非法律事务上,像公司秘书一样,出席公司项目会议,制定法务预算,维护企业政府关系,甚至监督其他同事的活动,比如采购、招标等。更让法务受挫的是,一人法务还经常要向一个对法律知之甚少的非法律人员汇报。解释和沟通,又占据了法务的大量时间。有时候,干脆是无效沟通,法务此时更是深感苦恼。在大型法务部中,法务们彼此合作,各自负责不同的部分,并向一个总法律顾问负责。这意味着,他们能够与其他法律专家讨论专业事项,并具有更有理解力的听众。这一点,一人法务部唯有“叹为观止”。

一人法务部的困境还体现在他(她)很容易遭遇职业发展瓶颈,企业没有其他的法律职位值得期待。除非企业业务继续发展壮大,法务部也随之扩大招人,否则,一人法务一直是“光杆司令”一个。作为一名专业的法律工作人员,他的工作绩效需要另外一名非法律人员评估,这导致一人法务受到“专业主义”精神激励的可能性很小。同时,因为一人法务部的管理幅度、一人法务的工作饱和度以及缺少与专业人士进行交流的工作环境,他(她)将很难获得管理经验,也很难成为某一领域内的顶尖专家。这些均是一人法务部的工作属性决定的,在既有环境下,想有所突破非常难。

 

一人法务部该如何开展工作

 

一人法务部要想改变工作困境,就必须进入管理团队并融入公司主流,宣扬自己的价值。一人法务要尽力说服高层,与决策者坦率讨论法务的作用、法务的工作范围、风险把控的尺度。确定未来彼此关系的基准,这对于顺利开展工作是非常重要的。老板认为法务职位是技术性的,或行政性的,还是管理团队不可或缺的一分子的认知,将持续影响到一人法务的工作。一人法务要有决心,获得老板理解,改变企业高层轻视法律职能的习惯,在企业内部将法务人员置于管理层的地位。这是一人法务开展工作的“组织基础”。

    很多一人法务在新创立的企业中工作,在企业经营的创始阶段,老板和管理者可能很激进,去做打法律“擦边球”的事情。企业家往往喜欢冒险,导致法律的严格性既不被欢迎,也不被尊重。这种环境会使法务在处理公司事务时进退两难。比如,老板自己在特定情况下做出的商务承诺,之后自己不遵守。努力去平衡法律与合规、利润与风险的需求,是一人法务开展工作的“业务基础”。

一人法务虽处困境,但也有其优势。其中一项重要优势是足够了解和熟悉企业业务,因为所在企业内部所有与业务相关的法律事项、法律风险都由自己管理,且能够从业务人员和法律专业人员两种角度去考虑问题。利用这一点,解决一些实际法律与业务交叉的问题,可以改变法务和律师在企业高层心中的力量对比。一人法务必须将公司的外部律师纳入管理,“阻断”外部律师直接向老板直接汇报的路径,而让自己成为企业内部提供法律服务和建议的唯一提供者,并使所有问题成为一人法务的职责。这样才会有地位的改变。

一人法务部一个相当大的困扰就是杂事缠身。他们很难有时间去进行专门的法律研究或学习最新的法律条文。抽时间去获得法律之外的提升机会所必要的专业技能,也是非常困难的。这让一人法务很容易落伍,也容易产生产生职业瓶颈。应对的办法便是法务要在企业内部主动建立工作标准。让业务部门人员不能轻易地“打扰”到自己,也让自己从一些非法律事务脱身而出。划定工作边界,建立明确分工机制,未雨绸缪,是一人法务摆脱“救火式”工作的唯一办法。

前面所述,一人法务将外部律师纳入法务部管理,由法务统一负责法律事项,是提高法务在管理者心目地位的一个良方。但这并不表示,法务不应该发挥外部律师的作用。其实,相当多的法务,鉴于时间和经验的关系,很多时候只能借助外部律师来完成工作。一人法务要消解“既为通才,又为专才”的矛盾,便要充分利用外部律师的专业优势。另外,一人法务积极参加一些法务人自律组织的培训、聚会和讨论,借鉴法务同行的先进经验,对于法务开展工作也是非常有益的。

    法务部门在绝大多数企业中都被界定为成本与费用中心,如加上管理者轻视法律职能,法律原则在企业治理中不被领会,那么其实一人法务是很难真正引起管理者重视的。唯一引起管理者关注的,可能就是在出问题的时候,比如重大诉讼。但那时,法律风险已发生,已经无法挽回。将全部责任归于法务,显然是不公平的做法。然而,现实中往往就是有些企业和企业负责人,会让法务来“背黑锅”。如果公司保持快速增长,给员工带来的薪酬和福利也不断增长,还可以原谅这种情形。然而,如果企业业务情况普普通通,一人法务开展工作要“逆境而战”,恐怕极难,这时,最好的办法也许是在34年后重新考虑职业机会。

 

(责任编辑:huangyuhe)

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